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Intelligente Tabellen | Der erste Schritt zu sauberen Daten

Phillip Seefeld
Frau sitzt auf Stuhl mit einem Tabellenblatt im Hintergrund

Tabellarische Auflistungen sind das Herzstück von Excel. Transaktionen, Kundendaten, Bestandszahlen uvm. werden in Excel als Rohdaten eingefügt / gespeichert und für Pivots oder Dashboard’s verwendet. 📊

Vor Verwendung der Daten werden meistens Formatierungen & Berechnungen durchgeführt. Bei neuen Daten müssen die ausgeübten Schritte immer wieder manuell umgesetzt werden, zumal das Risiko für Fehler immer größer wird.

Um dies zu vermeiden, bietet Excel sogenannte Intelligente Tabellen an. Die Vorteile und Funktionen dieser Tabellen erkläre ich dir in diesem Beitrag. Enjoy! 🙂

Aufbau & Design 🖌

Tabelle erstellen

Bevor wir die Daten in eine intelligente Tabelle umwandeln, sollte sichergestellt werden, dass alle Spalten eine eindeutige Bezeichnung haben und die Datensätze vollständig sind, also keine Lücken aufweisen.

Im Falle einer fehlenden Bezeichnung oder einer neuen Spalte vergibt die intelligente Tabelle automatisch die Bezeichnung SpalteX, wobei X für eine fortlaufende Nummer steht.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Unstrukturierte, aber “saubere” Daten

Nun klicken wir in eine beliebige Zelle der Daten und drücken den Hotkey STRG + T oder STRG + L. Über die Benutzeroberfläche findest du die intelligente Tabelle unter der Registerkarte Einfügen –> Tabelle.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Button zur Formatierung als intelligente Tabelle

Es öffnet sich ein Fenster, welches dir den automatisch vorausgewählten Bereich der Tabelle vorschlägt, sowie die Option Tabelle hat Überschriften.
Den Bereich kannst du bei Bedarf durch Ziehen per Maus 🐁 neu auswählen, die Überschriften-Option formatiert automatisch die erste Zeile als Überschriften (dies ist in den meisten Fällen zu empfehlen).
Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle
Pop-Up Fenster zum Erstellen der Tabelle

Wie du unschwer erkennen wirst, ist die automatische Tabelle nun erstellt. Die Überschriften sind fett & mit Farbe hinterlegt, ebenso sind die Datensätze farblich voneinander abgehoben.
Zusätzlich hat die Tabelle einen Filter verpasst bekommen, dieser kann aber auch per STRG + SHIFT + L (oder die Benutzeroberfläche) deaktiviert werden.

Möchtest du neue Daten anfügen, so kannst du diese einfach drunter oder daneben einfügen / erfassen. Die Tabelle erkennt diese automatisch. Die Ausnahme bildet die Ergebniszeile (siehe hier). Ist diese aktiviert, musst du in der letzten Datenzeile in der letzten Spalte per TAB-Taste (links von Q) eine neue Zeile einfügen, dort kannst du die Daten dann einfügen.

CHECK

Klicke nun in eine Zelle der Tabelle und dir wird im Menüband oben die zur Tabelle zugehörige Registerkarte Tabellenentwurf angezeigt. Diese Optionen schauen wir uns nun genauer an! 🕵🏻‍♂️

Tabellenname – Definition deiner Daten!

Auf der linken Seite findest du ein Feld, in welchem du der Tabelle einen Namen geben kannst. Dies ist sehr zu empfehlen, um die Übersichtlichkeit deiner Daten zu gewährleisten.

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Option zum Ändern des Tabellennamen

Standardmäßig werden die Tabellen als TabelleX, wobei X für eine fortlaufende Nummer steht, benannt. Erstellst du nun mehrere Tabellen (Tabelle1, Tabelle2, …) wirst du ohne sinnvolle Benennung in Formeln schnell den Überblick verlieren.

CHECK

Gebe jeder Tabelle einen passenden Namen, bspw. kundendaten, standorte oder transaktionen. Nutze bei mehreren Worten (Standorte Deutschland) am besten Groß- & Kleinschreibung (StandorteDE) oder Unterstriche (standorte_de). Kleinschreibung macht das Lesen aus meiner Sicht einfacher.

Tools

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Tools der intelligenten Tabelle

PivotTable

Klickst du auf Mit PivotTable zusammenfassen, so erstellst du aus den Daten ein PivotTable, mit welchem du die Daten weiter analysieren kannst.

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Pop-Up Fenster zum Erstellen eines PivotTable
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PivotTable mit StandortIDs und summiertem Umsatz

Der große Vorteil der intelligenten Tabelle gegenüber unstrukturierten Daten, ist die automatische Erweiterung der Datenquelle bei PivotTables. Was meine ich damit?

Erstellst du ein PivotTable auf Basis unstrukturierter Daten und fügst neue Daten hinzu, so muss die Datenquelle des PivotTable manuell erweitert werden (bspw. $A$5:$B$5 -> $A$5:$B$10). Fügst du hingegen der intelligenten Tabelle neue Daten hinzu, so erkennt die PivotTable automatisch die neuen Daten (z. B. standorte).

INFO

Ob sich die PivotTable auf die intelligente Tabelle bezieht, erkennst du daran, das als Datenquelle der Name der Tabelle (bspw. standorte) ausgewählt ist.

Duplikate entfernen

Diese Funktion erkennt die Tabelle samt Überschriften und lässt dich so einfach Duplikate aus den Daten entfernen.

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Pop-Up Fenster zum Entfernen von Duplikaten

In Bereich konvertieren

Du möchtest die Daten wieder in eine unstrukturierte Form bringen? Drücke In Bereich konvertieren um die intelligente Tabelle aufzulösen.

INFO

Um unstrukturierten Daten schnell ein Design zu geben, kannst du diese als intelligente Tabelle formatieren und sofort wieder in einen Bereich konvertieren. Die Formatierung der intelligenten Tabelle bleibt erhalten. Achtung: Verwechslungsgefahr!

Datenschnitt

Mit Datenschnitt einfügen kannst du für jede beliebige Spalte eine visuelle Filterfläche einfügen.

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Datenschnitt zum Filtern der Standortgröße

Der Datenschnitt kann an eine beliebige Stelle bewegt und formatiert werden. Das macht ihn im Gegensatz zum herkömmlichen Filter angenehmer für die Nutzer.

Tabellenformatoptionen

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Formatoptionen der intelligenten Tabelle

Kopfzeile

Mit der Option Kopfzeile kannst du die Überschriften vollständig deaktivieren. Der Sinn dahinter erschließt sich mir ehrlich gesagt nicht, aber vielleicht kann es wer gebrauchen. 😃

Schaltfläche “Filter”

Schaltfläche „Filter“ aktiviert / deaktiviert dir die Filterfunktion der Tabelle.

INFO

Wie oben bereits erwähnt kannst du den Filter auch per
STRG + SHIFT + L (de-)aktivieren.

Ergebniszeile

Die Ergebniszeile ist eine geniale Sache. Damit kannst du dir per DropDown für jede Spalte eine der Standard-Funktionen, wie z. B. Summe oder Mittelwert, ausgeben lassen.

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Dropdown der Ergebniszeile mit Auswahl der Summen-Funktion

INFO

Standardmäßig steht in der ersten Spalte Ergebnis. Dies kannst du entweder ebenso in eine Summe etc. ändern oder einen anderen Begriff (z. B. Gesamt) eingeben!

So wie die Spalten haben auch die Ergebnisse einen festen Namen als Zellbezug (z. B. standorte[[#Ergebnisse];[Umsatz]]), auf die du dich beziehen kannst.

ACHTUNG

Ist die Ergebniszeile aktiviert, musst du in der letzten Datenzeile in der letzten Spalte per TAB-Taste (links von Q) eine neue Zeile einfügen, in der neuen Zeile kannst du dann neue Daten einfügen. Alternativ kannst du neue Zeilen (und Spalten) per Rechtsklick -> Einfügen hinzufügen.

Die Ergebniszeile arbeitet mit der TEILERGEBNIS-Funktion. Filterst du eine Spalte, so bezieht sich das Ergebnis nur auf die gefilterten Daten. Da das Teilergebnis mit den Funktionen 100, 101 … arbeitet, werden auch ausgeblendete Zeilen ignoriert.

INFO

Die im Dropdown vorgeschlagenen Funktionen sind nur Vorschläge. Natürlich kannst du auch eine eigene Formel (bspw. Spalte A – Spalte B) in die Ergebniszeile schreiben!

Erste & letzte Spalte

Aktivierst du diese Optionen, werden die erste oder letzte Spalte fett hervorgehoben oder je nach Tabellenformatvorlage farbig hinterlegt.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Beispiel der Option “Erste & letzte Spalte”. Hier orange & fett

Gebänderte Zeilen & Spalten

Standardmäßig sind die gebänderten Zeilen in der Tabelle aktiviert. Das bedeutet, dass die Zeilen abwechselnde Farben (Weiß und von Tabellenformatvorlage abhängige Farbe) haben.

Gebänderte Spalten ist das gleiche Prinzip, nur für die Spalten statt Zeilen. Beides in Kombination geht natürlich auch. 😉

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Blau gebänderte Zeilen & Spalten

Tabellenformatvorlagen

Auf der rechten Seite der Registerkarte sehen wir die Tabellenformatvorlagen. Hier kannst du aus den Kategorien Hell, Mittel & Dunkel ein Design für die Tabelle auswählen oder dir eine eigene Vorlage erstellen.

Solltest du später deine Meinung ändern und bspw. eine andere Farbe wollen, so hat dies keine Auswirkungen auf die Daten. Be colorful!

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Tabellenformatvorlagen; unterteilt in Hell, Mittel & Dunkel

Berechnungen & Formeln –
Hier beginnt die Magie! 🧙🏻‍♂️

Festgelegte Spaltennamen

Wir haben weiter oben bereits kennengelernt, dass intelligente Tabellen einen festgelegten Namen (bspw. Tabelle1) haben. Dies gilt ebenso für die Spalten; Zeilen haben jedoch einen Verweis per @-Zeichen!

Nehmen wir an, du möchtest auf eine komplette Spalte der Tabelle verweisen. Gehe in eine beliebige Zelle außerhalb der Tabelle und gebe das Gleichheitszeichen (=) zum Schreiben einer Formel ein. Danach kannst du entweder

  • in eine Zelle der gewünschten Spalte klicken und STRG + Leertaste drücken
  • an das obere Ende der Überschrift gehen (es erscheint ein schwarzer Pfeil) und klicken

Die Formel zeigt dir nun einen Bezug zum Namen der Spalte, bspw. standorte[Bundesland].

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Durch die intelligente Tabelle erhält die Spalte einen festen Namen

Doch was ist der Vorteil hiervon? Durch den festen Bezug kannst du in deinem Arbeitsblatt Änderungen vornehmen, ohne dass die Bezüge davon betroffen sind.

Besonders bei Verknüpfungen auf externe Dateien ist das ein riesiger Pluspunkt. Hier der Vergleich:

  1. Du verknüpfst eine externe Datei auf die Arbeitsdatei ohne Bezug auf die Tabelle, bspw. Blatt1!$A:$A. Verschiebst du die Daten nun in eine andere Spalte und hast die externe Datei nicht geöffnet, so erhältst du beim späteren Öffnen der externen Datei einen Fehler oder keinen Wert. Die externe Datei bezieht sich weiterhin auf die Spalte A.
  2. Diesmal verknüpfst du die externe Datei auf die Arbeitsdatei mit Bezug auf die Tabelle, bspw. standorte[Umsatz]. In diesem Fall kannst du die Tabelle beliebig verschieben, da sich die externe Datei auf die Tabellenspalte bezieht. Ob die Tabelle nun in Spalte A:C oder in E:G ist, das ist egal. Die Tabelle ist unabhängig von den Zellkoordinaten.

Ein weiterer Vorteil ist die bessere Lesbarkeit deiner Formeln. Auch hier ein kleines Beispiel 😊
Welche Variante lässt sich besser lesen?

  1. Ohne Tabellenbezug
    =SUMMEWENNS(
    $G:$G;
    $C:$C;”Nordrhein-Westfalen”;
    $F:$F;”Klein”)
  2. Mit Tabellenbezug
    =SUMMEWENNS(
    standorte[Umsatz];
    standorte[Bundesland];”Nordrhein-Westfalen”;
    standorte[Größe];”Klein”
    )

Auch wenn die Formel in einem anderen Blatt oder einer anderen Datei wäre, wüsstest du mit dem Tabellenbezug viel schneller, wie sich der Wert ergibt! Und unser Beispiel ist noch eine eher kurze Formel. 😉

Das @-Zeichen im Namen

Mit dem @-Zeichen unterscheidet die Tabelle zwischen dem Bezug auf eine ganze Spalte (standorte[Umsatz]) oder der einzelnen Zeile der Spalte (standorte[@Umsatz]).

Der Bezug auf die ganze Spalte (standorte[Umsatz]) kann von überall aus erfolgen, beim Bezug auf die einzelne Zeile ist das jedoch anders!

Dies funktioniert nur, wenn du dich innerhalb der gleichen Zeile auf eine Tabellenzelle beziehst. Beispiel:
Die erste Zeile in der Tabelle ist die Zeile 3, du möchtest auf die Steuer in Zeile 3 verweisen.

  • Verweist du außerhalb der Tabelle in Zeile 3 auf Zeile 3 (Steuer-Spalte), so erhältst du den Bezug standorte[@Steuer]. (@ wegen dem Zeilenbezug!)
  • Verweist du außerhalb der Tabelle in Zeile 4 (oder Zeile 2, 5, 6, …) auf Zeile 3 (Steuer-Spalte), so erhältst du den Bezug H3 – also auf die Koordinate der Zelle.

Würdest du die Formel in darunterliegenden Zellen weiterführen, so wäre im ersten Fall der Bezug immer standorte[@Steuer], im zweiten Fall wäre der Bezug fortlaufend; also H3, H4, H5 …

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Unterschied im Zellbezug in verschiedenen Zeilen

CHECK

Gleiche Zeile -> Dynamischer Bezug auf Spaltenname in der intelligenten Tabelle.
Andere Zeile -> Bezug auf Zellkoordinate, kein Bezug auf die intelligente Tabelle!

IntelliSense – die smarte Hilfe beim Schreiben von Formeln ✍🏻

Microsoft bietet in vielen Ihrer Programme das Tool IntelliSense. Vielleicht sagt dir der Begriff nichts, aber du hast es bestimmt schon gesehen. Gibst du eine Formel wie bspw. =SUMME ein, so hast du IntelliSense schon kennengelernt! 😊

IntelliSense sind die Vorschläge zur Weiterführung deiner Formel, die du bei der Eingabe erhältst. Gibst du bspw. =SUM ein, so spuckt dir IntelliSense gleich weiterführende Vorschläge wie SUMME, SUMMEWENN, … aus. Per Doppelklick oder TAB-Taste kannst du einen Eintrag auswählen.

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IntelliSense-Vorschläge zur Vervollständigung von =sum (z. B. SUMME)

Kombinieren wir IntelliSense mit intelligenten Tabellen, so wird die Eingabe von Formeln kinderleicht. Nehmen wir als Beispiel die SUMMEWENNS-Formel, welche wir oben geschrieben haben. Hier nochmal die Formel: =SUMMEWENNS(standorte[Umsatz];standorte[Bundesland];”Nordrhein-Westfalen”;standorte[Größe];”Klein”)

Fange mit der Eingabe von =SUMMEWENNS( an und gebe nach der Klammer manuell standorte ein. Aha! Dir wird sofort die intelligente Tabelle als Auswahl vorgeschlagen. Mit der TAB-Taste kannst du das Ergebnis sofort vervollständigen.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

IntelliSense-Vorschläge für passende Tabellen (hier standorte)

Nun gibst du noch eine eckige, öffnende Klammer ( [ ) ein, IntelliSense schlägt dir die Spalten der Tabelle vor! Auch hier kannst du mit den Pfeiltasten die passende Spalte wählen und per TAB diese direkt in deine Formel übertragen.
Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

IntelliSense-Vorschläge von Spalten der Standorte-Tabelle

CHECK

Lerne IntelliSense, um Formeln schneller zu schreiben. Besonders bei Verweisen auf andere Blätter spart man sich so das häufige Klicken.

Automatische Erweiterung von Formeln

Wie schaut es nun mit Formeln aus, die wir in der Tabelle schreiben? Auch hier bietet die intelligente Tabelle großartige Vorteile.

Formeln innerhalb der Tabelle werden automatisch auf alle Zeilen der Spalte erweitert! Änderst du die Formel, so wird die Änderung für die gesamte Spalte übernommen. Ebenso erhalten neue Zeilen automatisch die Formel.

Nehmen wir an, wir möchten für unsere Standorte die Steuer ausrechnen, die für den Umsatz fällig wird. Wir erstellen eine neue Spalte (Name Steuer) und geben in eine beliebige Zelle der Spalte die Formel ein:
= [@Umsatz] * 19%

Mit Enter bestätigen und Zack! Die Formel wurde für alle Einträge angewendet! Kein nerviges, manuelles Ziehen der Formeln. Und das Beste: Du kannst die Formel in jeder Zeile editieren, da die Änderung für alle Zeilen angewendet wird!

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Die Formel in der Steuer-Spalte wird automatisch auf alle Zeilen erweitert

Automatische Erweiterung von Formatierungen

Bei Formatierungen (z. B. Formatierung [Umsatz]-Spalte als Währung -> 0,00 €) ist es etwas anders. Eine Spalte muss einmalig formatiert werden, erst dann wird das Format von neuen Zeilen ebenfalls übernommen.

Beziehen wir uns daraufhin auf diese Spalte, so nimmt die andere Spalte das Format ebenso an. Beispiel wäre das Hinzufügen der [Steuer]-Spalte. Sobald wir die Steuer berechnen, nimmt die Spalte ebenfalls das Format Währung an.

ACHTUNG

Das Format wird nur einmalig übertragen. Änderst du später das Format der [Umsatz]-Spalte, so ändert sich nicht automatisch das Format der [Steuer]-Spalte!

Was gibt es bei intelligenten Tabellen zu beachten? 🤔

Hilfe! Ich brauche eine manuelle Änderung!

Sicherlich wird es vorkommen, dass du für eine einzelne Zelle in einer berechneten Spalte einen festen Wert oder eine andere Formel eingeben möchtest.

Das ist definitiv nicht zu empfehlen. Durch einen manuellen Eintrag wird die automatische Änderung aller Formeln der Spalte deaktiviert.

Ein Workaround ist die Verwendung der WENN-Funktion, indem du deine manuelle Änderung an eine Bedingung knüpfst.

Beispiel:
Der Standort L001 & L014 haben einen Steuerabzug von 5.000 €. Statt bei diesen Standorten in der [Steuer]-Spalte manuell –5.000 € zu rechnen, nutzen wir die WENN-Funktion.

=WENN(
ODER([@StandortID] = “L001”;[@StandortID] = “L014”);
[@Umsatz] * 19% – 5000;
[@Umsatz] * 19%)

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Statt eines manuellen Eintrages nutzen wir die WENN-Funktion

Nun möchtest du dennoch für eine Zelle der Spalte eine manuelle Änderung durchführen. Bei Eingabe merkst du jedoch, dass die Änderung automatisch für alle Zeilen übernommen wird!?

Der Trick ist, dass du nach Eingabe der Formel und Bestätigung mit Enter auf Rückgängig (STRG + Z) drückst. Dadurch setzt Excel die automatische Erweiterung zurück, übrig bleibt die Änderung nur in der Zeile, in der du die Eingabe getätigt hast.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Manueller Eintrag in einer einzelnen Zelle

CHECK

Versuche bei manuellen Einträgen stets deine Formel anzupassen, statt in einer einzelnen Zeile einen manuellen Eintrag zu hinterlegen.

Die automatische Erweiterung meiner Formel funktioniert nicht 🙁

Es kann vorkommen, dass die automatische Erweiterung bei dir deaktiviert ist. Kam mir auch schon vor. Man kennt’s, Excel und seine Macken. 😜

Du findest die Einstellung unter Datei -> Optionen -> Dokumentprüfung -> AutoKorrektur-Optionen -> AutoFormat während der Eingabe

Wichtig sind die Optionen

  • Neue Zeilen und Spalten in die Tabelle einschließen
    (das ist die automatische Erweiterung deiner Tabelle bei neuen Daten) und
  • Formeln in Tabellen füllen, um berechnete Spalten zu erstellen
    (das ist die automatische Formelerweiterung).

Kann ich Tabellen formatieren? 🤔

Ja! 😁 Neben den Tabellenformatvorlagen kannst du wie bei unstrukturierten Daten deinen künstlerischen Fähigkeiten freien Lauf lassen. Texte können fett gestaltet, Zellen farbig hinterlegt werden.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Farbe, Schriftart, Balken, … alle Formatierungen sind möglich!

INFO

Bedingte Formatierungen erweitern sich, wie Formeln, bei neuen Einträgen ebenso automatisch! Lass dich nicht dadurch verwirren, dass die bedingten Formatierungen einen Zellbezug (z. B. $A$1:$A$10) zeigen und nicht den Namen der Spalte (z. B. standorte[Bundesland]).

Manueller Umbruch in Überschriften

Deine Spaltenüberschrift ist ellenlang und du möchtest diese gern in zwei Zeilen anzeigen. Viele nehmen dafür den Trick ALT + Enter her, welcher einen Textumbruch einfügt.

Grundsätzlich ist dies kein Weltuntergang, aber auch nicht zu empfehlen. Grund hierfür ist, dass dieser Umbruch auch in Formeln angezeigt wird. Die Funktion ist dadurch nicht eingeschränkt, jedoch erschwert es die Lesbarkeit der Formel.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Bei einem Umbruch mit ALT + ENTER wird auch die Verformelung in zwei Zeilen angezeigt. Nervig! 😐

Eine bessere Lösung ist die Nutzung des visuellen Textumbruchs des Excel Benutzeroberfläche. Diesen findest du in der Registerkarte Start in der Kategorie Ausrichtung.

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Visuelle Textumbruch-Funktion

Fixierte Überschrift beim Scrollen

Abschließend noch ein kleiner Tipp. Bist du mit deinem Cursor aktiv in der intelligenten Tabelle und scrollst so weit nach unten, dass die Überschriften nicht mehr sichtbar sind, dann wandern diese in die Spaltenbezeichnung.

Heißt: Statt D, E, F, … zeigen dir die Spalten die Tabellenüberschrift (z. B. StandortID oder Bundesland) an. Nice! 😎

Fixierte Überschriften beim Scrollen in einer intelligenten Tabelle

Beim Scrollen in der Tabelle werden die Überschriften statt des Spaltenbuchstabens angezeigt

Fazit 💡

Intelligente Tabellen bieten viele nützliche Funktionen, um dir das Excel-Leben leichter zu gestalten. Besonders Features wie die automatische Formelerweiterung oder festgelegte Spaltennamen erleichtern vieles.

Sofern möglich sollte man immer eine intelligente Tabelle nutzen, um seine Rohdaten in eine schöne und leicht verarbeitbare Form zu bringen.

Phillip Seefeld

Ich möchte dir helfen deine Daten & Zahlen auf das nächste Level zu bringen! Hier im Blog schreibe ich über alles Mögliche zu Excel & der Power Platform (Query, BI, DAX, Automate, Apps). Mehr Austausch? Tritt DeclutterData auf Reddit bei!

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