6 Metho­den um lee­re Zel­len zu entfernen

Fehler­haf­te Datei­en, das ist All­tag in der Excel- & Daten­welt. Dazu gehö­ren auch feh­len­de Wer­te.

Ent­we­der man möch­te die­se Ein­trä­ge berei­ni­gen, ergän­zen oder ein­fach nur wis­sen, wel­che Zei­len lee­re Zel­len auf­wei­sen. Wel­che manu­el­len und auto­ma­ti­sier­ten Wege es hier­für gibt, zei­ge ich dir in die­sem Beitrag!

Lee­re Zel­len manu­ell ent­fer­nen 👷🏻‍♂️

Beding­te Formatierung

Mar­kie­re den Bereich, auf wel­chen die For­ma­tie­rung ange­wen­det wer­den soll.

Gehe in der Regis­ter­kar­te Start im Bereich For­mat­vor­la­gen auf Beding­te For­ma­tie­rung -> Neue Regel.…

Wäh­le als Regel­typ die Opti­on For­mel zur Ermitt­lung der zu for­ma­tie­ren­den Zel­len ver­wen­den aus.

Unter Regel­be­schrei­bung tra­gen wir die For­mel =ISTLEER(A2) ein.

Neben der Vor­schau der For­ma­tie­rung siehst du den But­ton For­ma­tie­ren….Hier stellst du die For­ma­tie­run­gen ein.

Damit wären alle lee­ren Zel­len for­ma­tiert und du kannst wei­te­re Schrit­te in Angriff nehmen.

Inhal­te auswählen

Mar­kie­re (wie bei Metho­de 1) den gewünsch­ten Bereich, aus dem du lee­re Zel­len ent­fer­nen möch­test. Drü­cke anschlie­ßend STRG + G oder gehe in der Regis­ter­kar­te Start im Bereich Bear­bei­ten auf Suchen und Aus­wäh­len -> Gehe zu.

Es öff­net sich ein Menü, kli­cke unten links auf den But­ton Inhal­te….

Im nächs­ten Menü Inhal­te aus­wäh­len wählst du die Opti­on Leer­zel­len aus. Bestä­ti­ge mit OK.

Et voi­là! Alle lee­ren Zel­len im gewünsch­ten Bereich sind mar­kiert. Die­se kannst du nun befül­len (STRG + Enter), for­ma­tie­ren oder löschen (STRG + Minus-Taste).

Daten filtern

Akti­vie­re für dei­ne Daten die Fil­ter-Funk­ti­on. Hier­für gehst du in der Regis­ter­kar­te Start unter Bear­bei­ten in das Menü Suchen und Aus­wäh­len, hier klickst du auf Fil­tern.

Kli­cke in der gewünsch­ten Spal­te den Pfeil neben der Über­schrift, es öff­net sich das Menü zum Sor­tie­ren & Fil­tern.

Kli­cke auf Alles aus­wäh­len, um alle Ein­trä­ge abzu­wäh­len. Anschlie­ßend kannst du per Such­leis­te oder indem du ganz run­ter scrollst den Ein­trag Lee­re aus­wäh­len.

Nun siehst du alle Zei­len mit lee­ren Zel­len der gewünsch­ten Spal­te. Die­se kannst du nun befül­len (STRG + Enter), for­ma­tie­ren oder löschen (STRG + Minus-Taste).

Das Ent­fer­nen lee­rer Zel­len auto­ma­ti­sie­ren ♻

FILTER-Funktion

Die FILTER-Funk­ti­on gibt dir einen vor­ge­ge­be­nen Daten­be­reich (Matrix) mit fest­ge­leg­ten Kri­te­ri­en gefil­tert zurück.

Der Vor­teil ist, dass FILTER eine Array-Funktion ist. Bedeu­tet, dass du die For­mel in einer Zel­le ein­gibst und dir damit ein kom­plet­ter Daten­satz aus­ge­ge­ben wer­den kann!

=FILTER(
verkäufe_filter_formel#Alle;
verkäufe_filter_formel#Alle];[KundenID <> “”)

Die Funk­ti­on besteht aus drei Tei­len:
1. Matrix
Die Matrix ist der Bereich mit Daten, wel­chen du abbil­den & fil­tern möch­test.

2. ein­schlie­ßen
Hier kom­men die Fil­ter­kri­te­ri­en rein. Das sieht in der Grund­form so aus: Bereich = Kri­te­ri­um

Bei meh­re­ren Kri­te­ri­en unter­schei­den wir zwi­schen UND & ODER. UND wird mit einem Stern (*), ODER mit einem Plus (+) aus­ge­wer­tet:
(Bereich_1 = Kriterium_1) * (Bereich_2 = Kriterium_2)

Für unse­ren Fall der lee­ren Zel­len:
verkäufe_filter_formelKun­denID <> “”

Kun­denID ist die Spal­te, wel­che gefil­tert wird, die dop­pel­ten Anfüh­rungs­zei­chen stel­len Leer dar.

3. wenn_leer
Wenn die For­mel kei­ne Zei­le aus­ge­ben kann (weil kein Kri­te­ri­um zutrifft), dann kann hier der Out­put defi­niert wer­den.
Bei­spiel: “KEINE TREFFER”

Als End­ergeb­nis erhältst du die Tabel­le als dyna­mi­sches Array mit allen Zei­len, wel­che einen Inhalt in der Spal­te Kun­denID haben, also kei­ne lee­re Zel­le sind.

Pivot­Ta­ble

Suche in der Regis­ter­kar­te Ein­fü­gen unter Tabel­len den Pivot­Ta­ble But­ton und kli­cke auf das Icon. Wäh­le nun den Daten­be­reich aus.

Alter­na­tiv kannst du in eine intel­li­gen­te Tabel­le kli­cken und in der Regis­ter­kar­te Tabel­len­ent­wurf unter Tools die Funk­ti­on Mit Pivot­Ta­ble zusam­men­fas­sen nut­zen. Die­se wählt auto­ma­tisch die intel­li­gen­te Tabel­le als Bereich aus.

Zie­he die Spal­ten, aus denen die lee­ren Ein­trä­ge ent­fernt wer­den sol­len, in die Zei­len des Pivot­Ta­ble.

Kli­cke in der gewünsch­ten Spal­te den Pfeil neben der Über­schrift, es öff­net sich das Menü zum Sor­tie­ren & Fil­tern. Suche per Such­leis­te, oder indem du ganz run­ter scrollst, den Ein­trag Leer. Ent­fer­ne den Haken.

Damit hast du lee­re Zel­len erfolg­reich ent­fernt! 🙂

Power Query

Mit Power Query kannst du dir eben­so eine Lis­te ohne Zei­len mit lee­ren Ein­trä­gen aus­ge­ben las­sen, auch im Tabel­len­for­mat. Lade hier­für die Daten in Power Query.

Anschlie­ßend wählst du die gewünsch­te Spal­te aus, mit Rechts­klick auf ande­re Spal­ten ent­fer­nen bleibt die gewünsch­te Spal­te übrig. Du kannst natür­lich auch alle Spal­ten drin las­sen und nur die gewünsch­te Spal­te fil­tern, sofern du alle Daten behal­ten möchtest.

Kli­cke in der gewünsch­ten Spal­te den Pfeil neben der Über­schrift, es öff­net sich das Menü zum Sor­tie­ren & Fil­tern. Wäh­le die Opti­on Lee­re ent­fer­nen.

Die­se Opti­on erzeugt auto­ma­tisch den erfor­der­li­chen Code, um sowohl null (Zel­le kom­plett leer) als auch “” (Leer­zei­chen) zu entfernen.

Abschlie­ßend kannst du die Wer­te zur bes­se­ren Über­sicht­lich­keit sor­tie­ren.

Nun kannst du die Abfra­ge schlie­ßen & in ein Blatt laden.

Wäh­le aus, in wel­cher Form du die Lis­te haben möch­test. Ent­we­der als intel­li­gen­te Tabel­le oder als Pivot­Ta­ble. Mei­ne Emp­feh­lung wäre eine Tabel­le, für ein Pivot­Ta­ble gibt es eine ein­fa­che­re Lösung.

Power Query bie­tet den Vor­teil, dass die Daten wie­der als intel­li­gen­te Tabel­le gela­den wer­den kön­nen, statt als Pivot­Ta­ble oder For­mel. Zudem kön­nen weit­aus kom­ple­xe­re Sach­ver­hal­te hier­mit gelöst wer­den. Damit hast du eine Lis­te ohne lee­re Zel­len erzeugt, wel­che du bei Ände­rung der Daten schnell aktua­li­sie­ren kannst!

Fazit 💡

In die­sem Bei­trag hast du sechs Metho­den gelernt, um lee­re Zel­len / Zei­len aus dei­nen Daten zu entfernen.

Es gibt kei­ne bes­se­re oder schlech­te­re Mög­lich­keit, jede die­ser Metho­den hat ihre eige­nen Anwen­dungs­fäl­le. Daher lohnt es sich, jede Vor­ge­hens­wei­se zu üben und sich einzuprägen.

Viel Spaß beim Ausprobieren! 🙂