Mal ehr­lich, du kennst das doch auch, oder? Die Situa­ti­on, wenn du eine gigan­ti­sche Excel-Tabelle öff­nest. Vol­ler For­meln, Pivot-Tabellen und all dem Krams, der dei­ne Daten zum Leben erweckt. Du klickst, war­test… und war­test… und war­test. Die klei­ne Sand­uhr (oder der ner­vi­ge dre­hen­de Kreis) wird zu dei­nem schlimms­ten Alb­traum.⏳ Spei­chern? Ein Akt der Geduld, der dir den Fei­er­abend ver­ha­geln kann. Ver­sen­den? Unmög­lich, es sei denn, du hast ein gefühl­tes hal­bes Jahr Zeit zum Hoch­la­den. ABER! Dein Mail-Programm muss es auch durch­ge­hen lassen.😉

Wir lie­ben Excel für sei­ne Viel­sei­tig­keit, aber wenn die schie­re Daten­men­ge Über­hand nimmt, kann die Lie­be schnell in Frust umschla­gen.💔 Was wäre, wenn es ein klei­nes, unschein­ba­res For­mat gibt, das wie ein Tur­bo­la­der für dei­ne rie­si­gen Datei­en wir­ken kann? Klingt inter­es­sant, oder?

Die Rede ist vom XLSB-Format. Viel­leicht hast du es mal beim Spei­chern in der Aus­wahl­lis­te gese­hen und dich gefragt: Was soll das bedeu­ten? Brauch ich das? Oder macht das nur Ärger?

In die­sem Bei­trag neh­me ich das XLSB-Format genau­er unter die Lupe. Ist es die Lösung für all dei­ne Performance-Probleme oder ver­ste­cken sich da fie­se Fall­stri­cke, die du unbe­dingt ken­nen soll­test? Lass es uns herausfinden!

Was ist XLSB eigentlich?🤔

XLSB steht für Excel Bina­ry Work­book – zu deutsch eine binä­re Excel-Arbeitsmappe. Statt dei­ne Daten und alles drum­her­um in einem (für den Rech­ner) kom­pli­zier­ten XML-basierten For­mat (wie bei .XLSX / .XLSM) zu spei­chern, wird hier alles in eine binä­re Struk­tur ver­packt.📦

Stell es dir vor wie das Kochen mit Koch­buch👨🏻‍🍳 ver­sus Fer­tig­ge­richt. Im XML-Kochbuch sind alle Zuta­ten und jeder Zube­rei­tungs­schritt genau doku­men­tiert, damit es (fast) jeder nach­ko­chen kann. Das Binär-Fertiggericht wur­de für dich bereits zube­rei­tet, aber du siehst weder die ein­zel­nen Zuta­ten samt Men­ge, noch weißt du, wie es gemacht wur­de.

Turbo an – Die Vorteile von XLSB!✅

Nun gut. War­um soll­test du also in Erwä­gung zie­hen, dei­ne Datei­en als XLSB zu speichern?

Speed matters!⚡

Das ist der wich­tigs­te Grund, war­um du XLSB nut­zen soll­test. Durch die binä­re Spei­che­rung kann Excel die Daten (und For­meln, For­ma­tie­run­gen etc.) viel, viel schnel­ler lesen & schrei­ben. Wenn du eine gro­ße XLSX-Datei öff­nest, muss Excel erst mal die­sen ZIP-Container ent­pa­cken, die rele­van­ten XML-Dateien fin­den, die­se XML-Dateien par­sen (inter­pre­tie­ren) und dar­aus dei­ne Arbeits­map­pe zusam­men­set­zen. Und das… das dau­ert.😣

Bei XLSB kann Excel direkt auf die binä­ren Daten zugrei­fen. Öff­nen und Spei­chern geht oft spür­bar schnel­ler. Bei wirk­lich mons­trö­sen Datei­en kann das den Unter­schied zwi­schen Minu­ten und Sekun­den aus­ma­chen. Stell dir vor, du sparst bei jedem Öff­nen und Spei­chern einer Datei 30 Sekun­den. Bei 10 Datei­en am Tag sind das 5 Minu­ten rei­ne War­te­zeit gespart. Pro Woche? Pro Monat?😮 Das läp­pert sich. Du gewinnst wert­vol­le Lebens- bzw. Arbeits­zeit zurück!⏱️

Dateigröße – Schatz, ich hab 2 MB abgenommen!💪🏻

Ein wei­te­rer rie­si­ger Plus­punkt ist die Datei­grö­ße. Durch die effi­zi­en­te­re binä­re Kom­pri­mie­rung sind XLSB-Dateien in der Regel deut­lich klei­ner als ihr XLSX-Pendant. Manch­mal ist der Unter­schied nur mar­gi­nal, bei sehr gro­ßen & kom­ple­xen Datei­en kann er aber gewal­tig sein – 50 % oder mehr Erspar­nis sind mög­lich!🤏🏻

Klei­ne­re Datei­en bedeu­ten weni­ger Spei­cher­platz auf dei­ner Fest­plat­te / Cloud. Das mag bei einer ein­zel­nen Datei nicht viel aus­ma­chen, aber bei hun­der­ten oder tau­sen­den sol­cher Mons­ter­da­tei­en reden wir über Giga­bytes. Noch wich­ti­ger: Klei­ne­re Datei­en sind schnel­ler zu ver­schi­cken sowie hoch- & her­un­ter­zu­la­den. Das macht die Zusam­men­ar­beit ein­fa­cher & schnel­ler.

Umgang mit komplexen Dateien

XLSB ist wie gemacht für den Umgang mit Arbeits­map­pen, die wirk­lich an die Gren­zen von Excel sto­ßen. Wir reden von Mil­lio­nen von Zei­len, unzäh­li­gen Spal­ten oder kom­ple­xen For­meln, die sich über die gan­ze Map­pe zie­hen. Sol­che Datei­en kön­nen als XLSX oft trä­ge wer­den, abstür­zen oder schlicht nicht mehr sau­ber lau­fen.

Die binä­re Struk­tur von XLSB ist robus­ter & effi­zi­en­ter dar­in, sol­che mas­si­ven Daten­men­gen zu ver­ar­bei­ten. Excel benö­tigt oft weni­ger Arbeits­spei­cher, um die­se zu öff­nen und zu bear­bei­ten, im Ver­gleich zu einer gleich gro­ßen XLSX-Datei. Das kann ent­schei­dend sein, wenn dein Rech­ner nicht gera­de der Stärks­te (hust typi­sche Arbeits­lap­tops mit 4 Ker­nen hust) ist.

Die Kehrseite der Medaille: Nachteile von XLSB!❌

Klingt ja alles super bis jetzt, oder? Schnel­ler, klei­ner, robus­ter – war­um nut­zen wir dann nicht alle nur noch XLSB? Ganz ein­fach: Wegen sei­ner Nach­tei­le, die du auf dem Schirm haben soll­test. Die kön­nen je nach Situa­ti­on sehr ärger­lich sein.

Kompatibilität!🫱🏻‍🫲🏻

Das ist der größ­te Nach­teil, und er kann der ent­schei­den­de Knack­punkt sein. XLSB-Dateien kön­nen nicht von Excel-Versionen vor Office 2007 geöff­net wer­den.😞 Wenn du also noch mit jeman­dem zusam­men­ar­bei­test (oder selbst noch nutzt), der Excel 2003 oder älter hat (was zuge­ge­ben sel­ten wird, aber es gibt sie noch!), dann ist XLSB kei­ne Opti­on.👎🏻 Du müss­test die Datei erst umwan­deln, was den gan­zen Sinn ad absur­dum führt.

Aber es geht nicht nur um alte Excel-Versionen. Vie­le alter­na­ti­ve Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gram­me (bspw. Open­Of­fice & Libre­Of­fice), Drittanbieter-Tools und Skrip­te, die auf die XML-Struktur von XLSX ange­wie­sen sind, kön­nen mit XLSB-Dateien Pro­ble­me haben oder sie gar nicht erst öff­nen. Wenn dei­ne Datei also von Soft­ware außer­halb des Microsoft-Ökosystems ver­ar­bei­tet wer­den muss, ist Vor­sicht geboten.

Schwierige Prüfung & Reparatur⚙️

Ich hat­te erwähnt, dass du XLSX-Dateien in .zip umbe­nen­nen und rein­schau­en kannst. Das ist ein Rie­sen­vor­teil, wenn eine Datei kaputt­geht. Du kannst (mit ent­spre­chen­dem Wis­sen) oft noch Tei­le der XML-Struktur ret­ten, sehen, wo der Feh­ler liegt, oder zumin­dest ver­su­chen, ein­zel­ne Tabel­len­blät­ter her­aus­zu­ko­pie­ren. Das ist wie eine Lupe, mit der du ins Inne­re der Datei bli­cken kannst.🔍

Bei einer XLSB-Datei hast du die­se Mög­lich­keit nicht. Du schaust auf einen unle­ser­li­chen Binär­brei. Wenn die Datei beschä­digt ist, ist es extrem schwie­rig oder unmög­lich, sie manu­ell zu repa­rie­ren oder auch nur zu ver­ste­hen, was schief­ge­lau­fen ist.

Du bist auf die inte­grier­ten Repa­ra­tur­funk­tio­nen von Excel ange­wie­sen, und wenn die nicht funk­tio­nie­ren, hast du im schlimms­ten Fall Pech gehabt und die Daten sind weg (immer schön Back­ups machen!).

Keine Lesbarkeit👓

Ähn­lich wie beim Repa­rie­ren: Du kannst den Inhalt einer XLSB-Datei nicht mal eben mit einem Text­edi­tor öff­nen, um schnell was nach­zu­schau­en oder zu extra­hie­ren. Die XML-basierten For­ma­te sind tech­nisch gese­hen “les­bar” (wenn auch unüber­sicht­lich). Das mag im All­tag sel­ten nötig sein, kann aber in spe­zi­el­len Situa­tio­nen für Ent­wick­ler oder fort­ge­schrit­te­ne Anwen­der hilf­reich sein.

Wann ist XLSB dein bester Freund?🫂

Es wird klar: XLSB ist kein All­heil­mit­tel, aber für bestimm­te Sze­na­ri­en Gold wert. Ein paar Situa­tio­nen, in denen du XLSB in Betracht zie­hen solltest:

• Du arbei­test mit rie­si­gen Daten­men­gen
  Wenn dei­ne Arbeits­map­pe hun­der­te von Mega­byte groß ist oder Mil­lio­nen von Daten­punk­ten ent­hält, wird dich die Geschwin­dig­keit und gerin­ge­re Datei­grö­ße von XLSB ret­ten. Denk an umfang­rei­che Berichts­da­tei­en aus Daten­ban­ken, kom­ple­xe sta­tis­ti­sche Aus­wer­tun­gen oder Impor­te gro­ßer Daten­sät­ze.
• Dei­ne Arbeits­map­pe ist voll­ge­stopft mit For­meln
  Ins­be­son­de­re ver­schach­tel­te, kom­ple­xe oder vie­le For­meln kön­nen die Per­for­mance von XLSX-Dateien stark beein­träch­ti­gen. XLSB kann mit ver­kürz­ten Berech­nungs­zei­ten punk­ten und die Inter­ak­ti­vi­tät ver­bes­sern.
• Spei­cher­platz ist ein The­ma
  Wenn du auf klei­ne­rem Spei­cher­platz agierst oder gro­ße Datei­en häu­fig archi­vie­ren musst, spart XLSB wert­vol­len Platz. Wir haben heut­zu­ta­ge extrem viel Spei­cher­platz, aber trotz­dem kann man bewusst damit umge­hen. Jedes MB frisst Energie!
• Du öff­nest und spei­cherst die glei­che Datei sehr oft im Lau­fe des Tages
  Die kumu­lier­te Zeit­er­spar­nis kann bei häu­fi­ger Nut­zung erheb­lich sein und dei­ne Pro­duk­ti­vi­tät stei­gern.
• Die Datei wird nur im moder­nen Micro­soft Excel (ab 2007) genutzt
  Wenn du sicher bist, dass jeder, der die Datei benö­tigt, eine kom­pa­ti­ble Excel-Version nutzt (was in heu­ti­gen Office-Umgebungen oft der Fall ist), dann fal­len die größ­ten Kom­pa­ti­bi­li­täts­pro­ble­me weg.

Wann ist XLSB dein größter Feind?😈

• Du musst die Datei für Nut­zer mit älte­ren Excel-Versionen (vor 2007) bereit­stel­len
  Abso­lu­te No-Go-Situation. Hier bleibt dir nur XLS, XLSX oder eine Umwand­lung (nicht empfohlen).
• Die Datei wird von Soft­ware ver­ar­bei­tet, die auf XML ange­wie­sen ist
  Man­che Import- / Export-Tools, Auto­ma­ti­sie­rungs­skrip­te oder Add-Ins lesen die Daten direkt aus der XML-Struktur der XLSX-Datei aus. Mit XLSB funk­tio­niert das nicht. Prü­fe vor der Umstel­lung, ob dei­ne Tools damit klar­kom­men.
• Die Datei­grö­ße und Per­for­mance sind bei XLSX völ­lig okay
  Wenn dei­ne Datei auch als XLSX schnell lädt, pro­blem­los zu ver­ar­bei­ten ist und die Grö­ße im Rah­men bleibt, hast du kei­nen zwin­gen­den Grund, zu XLSB zu wech­seln. Bleib beim kom­pa­ti­ble­ren Stan­dard­for­mat.
• Wenn die Not­wen­dig­keit besteht, den Inhalt der Datei außer­halb von Excel zu “lesen” (auch wenn das sel­ten vor­kommt)
  Wenn du wirk­lich mal in den Datei­in­halt rein­schau­en musst, ist XML (XLSX) die ein­zi­ge Opti­on.

Dateien als XLSB speichern💾

Ganz ein­fach, kei­ne Raketenwissenschaft!

1. Öff­ne dei­ne Excel-Datei.
2. Gehe auf Datei -> Spei­chern unter.
3. Wäh­le den gewünsch­ten Spei­cher­ort.
4. Im Dropdown-Menü Datei­typ wählst du Excel Bina­ry Work­book (*.xlsb) aus.
5. Gib einen Namen ein (oder lass den aktu­el­len) und kli­cke auf Spei­chern.

Voi­là! Dei­ne Datei ist jetzt im schnel­len, schlan­ken XLSB-Format gesichert.

Vergleich auf einen Blick -
XLSB vs. XLSX vs. XLSM (& XLS)🔍

Um dir die Ent­schei­dung zu erleich­tern, hier eine klei­ne Über­sicht der gän­gigs­ten Formate:

Fazit: Für moderne Excelaner ein tolles Werkzeug!👍🏻

Was ler­nen wir daraus?

Das XLSB-Format ist ein ech­ter Game­ch­an­ger, wenn du mit gro­ßen, trä­gen Excel-Dateien zu kämp­fen hast. Die Geschwin­dig­keit beim Öff­nen, Spei­chern und Ver­ar­bei­ten sowie die deut­li­che Datei­grö­ßen­re­duk­ti­on kön­nen dei­nen Arbeits­all­tag (und dei­ne Ner­ven!) enorm ent­las­ten. Wenn dei­ne Datei regel­mä­ßig meh­re­re hun­dert Mega­byte oder sogar Giga­bytes groß wird und das Laden ewig dau­ert, dann ist XLSB defi­ni­tiv einen Ver­such wert.

Aber sei dir der Nach­tei­le bewusst! Die ein­ge­schränk­te Kom­pa­ti­bi­li­tät (beson­ders mit älte­ren Pro­gram­men) und die schwie­ri­ge­re Hand­ha­bung bei Datei­be­schä­di­gun­gen sind Risi­ken, die du nicht igno­rie­ren darfst.

Meine persönliche Empfehlung🧑🏻‍💻

Wenn du

• eine Datei hast, die dich regel­mä­ßig zum Wahn­sinn treibt, weil sie so lang­sam & rie­sig ist,
• eine Datei archi­vierst und wahr­schein­lich nicht mehr anrührst,
• sicher­stel­len kannst, dass alle Nut­zer eine moder­ne Excel-Version (Office 2007 oder neu­er) verwenden,
• kei­ne kri­ti­schen Drittanbieter-Tools hast, die von der XML-Struktur abhän­gig sind,

dann pro­bie­re XLSB aus! Tes­te, ob die Performance-Vorteile den poten­zi­el­len Kom­pa­ti­bi­li­täts­nach­teil überwiegen.

Benö­tigst du jedoch eine hohe Kom­pa­ti­bi­li­tät, die Datei oft in ande­ren Pro­gram­men geöff­net oder ver­ar­bei­tet wird, oder die Datei nicht über­mä­ßig groß ist, bleib lie­ber bei XLSX (oder XLSM, wenn Makros ent­hal­ten sind). Das ist das Stan­dard­for­mat für die aller­meis­ten Anwen­dungs­fäl­le und bie­tet die bes­te Balan­ce aus Funk­tio­na­li­tät & Kom­pa­ti­bi­li­tät.

Was sagst du dazu?🫵🏻

Hast du Erfah­run­gen mit dem XLSB-Format gemacht? Hast du den Tur­bo gezün­det und bist begeis­tert, oder bist du in eine der Kom­pa­ti­bi­li­täts­fal­len getappt? Tei­le dei­ne Erfah­run­gen in den Kom­men­ta­ren! Ich bin gespannt auf dei­ne Geschich­ten und Fragen.