KI in Excel: Copilot, ChatGPT oder Power Query?

Hallo Daten-Freunde! KI in Excel ist gerade überall: Copilot sitzt im Menüband, ChatGPT und Claude schreiben Formeln auf Zuruf. KI für Excel gibt es inzwischen in mehreren Varianten. Da liegt die Frage nahe, ob du dir die Datenaufbereitung künftig einfach von der KI erledigen lässt.

Meine Antwort aus der Praxis: Für manche Aufgaben ja, für andere nein. Eine KI hilft dir beim Einstieg, Erklären und Ausprobieren. Wenn du dieselbe Aufbereitung aber jede Woche wieder brauchst, ist Power Query meistens die bessere Wahl. In diesem Beitrag zeige ich dir, welches Werkzeug wofür taugt, wo die Grenzen liegen und worauf du beim Datenschutz achten musst. Die Beispieldatei mit fiktiven Daten gibt es am Ende zum Herunterladen.🙂

Das Wichtigste in Kürze 📝

• Copilot in Excel arbeitet direkt in deiner Arbeitsmappe: Formeln vorschlagen, Daten sortieren und filtern, Diagramme und PivotTables erstellen, Fragen zu deinen Daten beantworten. Du brauchst dafür eine passende Microsoft-Lizenz.
• ChatGPT oder Claude helfen dir beim Formelbau und erklären dir Formeln oder Power-Query-Code. Du schickst dafür nur die Struktur deiner Tabelle, keine echten Daten.
• Power Query speichert jeden Aufbereitungsschritt. Ein Klick auf Aktualisieren wiederholt alles genau gleich, ohne neuen Auftrag an eine KI.
• Datenschutz: Personenbezogene Daten und Kundendaten gehören nicht in KI-Werkzeuge, für die dein Unternehmen keinen passenden Vertrag hat.
• Prüfen bleibt Pflicht: Jedes KI-Ergebnis rechnest du an ein paar Zeilen nach, bevor du damit weiterarbeitest.

Copilot in Excel: Was er kann

Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft, der direkt in Excel eingebaut ist. Du öffnest ihn über das Menüband und beschreibst in eigenen Worten, was du brauchst. Laut Microsoft kann Copilot in Excel unter anderem:

• Formeln erzeugen, zum Beispiel eine neue Spalte Umsatz aus Menge mal Einzelpreis
• Daten hervorheben, sortieren und filtern
• Diagramme und PivotTables erstellen
• Fragen zu deinen Daten beantworten und Auffälligkeiten zusammenfassen
• Informationen aus dem Web abrufen, mit Quellenangabe

Dabei gibt es drei Arbeitsweisen: Im Modus Bearbeiten ändert Copilot deine Arbeitsmappe direkt, im Modus Planen schlägt er erst einen Plan vor, im Modus Chat bleibt die Antwort im Chatfenster. Deutsch wird unterstützt. Microsoft weist aber selbst darauf hin, dass Copilot überwiegend mit englischen Quellen trainiert wurde und in anderen Sprachen schwächer arbeiten kann.

Welche Lizenz brauchst du?

Copilot steckt nicht automatisch in jedem Microsoft-365-Abo, und der Funktionsumfang hängt vom Abo ab. Microsoft nennt für Copilot in Excel diese Möglichkeiten (Stand 17.10.2026):

• ein Business- oder Enterprise-Abo von Microsoft 365, das Copilot Chat enthält
• ein kommerzielles Copilot-Abo (Microsoft 365 Copilot heißt inzwischen Microsoft Copilot)
• für private Konten: Microsoft 365 Personal oder Family mit KI-Guthaben (AI credits) oder Microsoft 365 Premium

Was in deinem Unternehmen tatsächlich freigeschaltet ist, legt eure Administration fest. Frag dort nach, bevor du Copilot fest in einen Ablauf einplanst.

Wo Copilot an Grenzen stößt

Copilot ist hilfreich, ersetzt aber keine durchdachte Datenstruktur. Diese Punkte solltest du kennen:

• Ergebnisse können falsch sein. Microsoft schreibt selbst, dass KI-Ergebnisse fehlerhaft sein können, und rät davon ab, Copilot bei finanziellen, rechtlichen oder medizinischen Entscheidungen zu nutzen. Kontrolliere deshalb jede Formel und jede Zusammenfassung.
• Jeder Auftrag ist neu. Copilot hilft dir bei der Aufgabe, die du gerade beschreibst. Kommt nächsten Monat eine neue Datei mit denselben Fehlern, beschreibst du die Aufgabe wieder. Ein fest hinterlegter Ablauf entsteht dabei nicht automatisch.
• Schmutzige Daten bleiben schmutzig. Steht die Region einmal als „Nord“ und einmal als „ nord“ in der Liste, bekommst du in der PivotTable zwei Gruppen. Die Bereinigung musst du trotzdem irgendwo festlegen.
• Die Funktion =COPILOT() gibt es nicht mehr. Microsoft hat die Vorschau-Funktion zum 14. September 2026 eingestellt. Arbeitsmappen, die sie nutzen, zeigen beim Neuberechnen #NAME?. Microsoft verweist stattdessen auf den Copilot-Bereich.
• Nutzungsgrenzen bei privaten Abos. Bei Personal und Family verbrauchen KI-Funktionen Guthaben.

ChatGPT und Claude beim Formelbau

Viele nutzen statt Copilot einen KI-Chat wie ChatGPT oder Claude im Browser. Für Excel ist das vor allem in drei Situationen praktisch:

1. Formel bauen: Du beschreibst, was die Formel tun soll, und bekommst einen Vorschlag mit Erklärung.
2. Formel verstehen: Du kopierst eine lange, verschachtelte Formel aus einer alten Datei hinein und lässt sie dir Schritt für Schritt erklären.
3. Power Query lernen: Du lässt dir M-Code erklären oder einen Schritt vorschlagen, den die Oberfläche nicht direkt anbietet.

Wichtig ist, was du in den Chat schreibst. Schicke nur die Struktur deiner Tabelle, also Tabellenname, Spaltennamen und bei Bedarf zwei erfundene Beispielzeilen. Echte Daten braucht die KI für eine Formel nicht. Ein guter Auftrag sieht so aus:

Ich habe in Excel eine Tabelle tbl_Rohdaten mit den Spalten
BestellNr, Datum, Region, Produkt, Menge, Einzelpreis.
In der Spalte Region stehen Werte wie "Nord" und " nord".
Schreib mir eine Formel für deutsches Excel, die den Umsatz
(Menge mal Einzelpreis) für die Region Nord summiert.
Erkläre jeden Teil der Formel.

Ein möglicher Vorschlag der KI:

=SUMMENPRODUKT((GLÄTTEN(KLEIN(tbl_Rohdaten[Region]))="nord")
  *WENNFEHLER(--tbl_Rohdaten[Menge];0)
  *tbl_Rohdaten[Einzelpreis])

Die Formel funktioniert: In der Beispieldatei liefert sie dasselbe Ergebnis wie die Gegenprobe mit Power Query (getestet in Excel für Microsoft 365 am 17.10.2026). Sie zeigt aber auch das Problem: Die Bereinigung (Leerzeichen entfernen, Kleinschreibung, Text in Zahl wandeln) steckt jetzt in der Formel. Jede weitere Auswertung braucht dieselbe Bereinigung wieder. Und ob die KI richtig gerechnet hat, weißt du erst, wenn du nachprüfst. In der Beispieldatei findest du deshalb neben jeder KI-Formel eine Gegenprobe.

Power Query: Die Aufbereitung, die jedes Mal gleich läuft

Power Query ist der Abfrage-Editor in Excel (Daten > Daten abrufen). Du legst dort Schritt für Schritt fest, wie deine Rohdaten aufbereitet werden: Leerzeilen entfernen, Leerzeichen kürzen, Schreibweisen vereinheitlichen, Datentypen setzen, Spalten berechnen. Power Query merkt sich jeden Schritt.

Für wiederkehrende Aufbereitung hat das klare Vorteile:

• Gleiches Ergebnis bei jedem Lauf. Neue Daten rein, Aktualisieren klicken, fertig. Keine neue Beschreibung, keine Antwort, die heute anders ausfällt als letzte Woche.
• Nachvollziehbar. Jeder Schritt steht sichtbar in der Liste Angewendete Schritte. Wer die Datei übernimmt, sieht, was mit den Daten passiert.
• Eine bereinigte Tabelle für alle Auswertungen. Formeln, PivotTables und Diagramme greifen auf die bereinigte Tabelle zu und brauchen keine eigene Bereinigung mehr. Taucht in den Quelldaten eine neue Fehlerart auf, ergänzt du einen Schritt.
• Kein KI-Abo nötig. Power Query ist Teil von Excel und braucht weder Copilot noch Guthaben.

So sieht die Abfrage Bestellungen_bereinigt aus der Beispieldatei aus:

let
    Quelle = Excel.CurrentWorkbook(){[Name="tbl_Rohdaten"]}[Content],
    OhneLeerzeilen = Table.SelectRows(Quelle, each [BestellNr] <> null and [BestellNr] <> ""),
    TextGesaeubert = Table.TransformColumns(OhneLeerzeilen, {
        {"Region", each Text.Proper(Text.Trim(_)), type text},
        {"Produkt", Text.Trim, type text}}),
    Typen = Table.TransformColumnTypes(TextGesaeubert, {
        {"BestellNr", type text}, {"Datum", type date},
        {"Menge", Int64.Type}, {"Einzelpreis", type number}}, "de-DE"),
    Umsatz = Table.AddColumn(Typen, "Umsatz", each [Menge] * [Einzelpreis], type number)
in
    Umsatz

Den Code musst du nicht selbst schreiben. Fast alle Schritte klickst du in der Oberfläche zusammen. Hier ist KI wieder nützlich: Lass dir unbekannte Schritte von ChatGPT oder Claude erklären. Danach läuft die Abfrage ohne KI weiter. Wie du Abfragen gegen Änderungen in den Quelldaten absicherst, zeige ich in 5 Methoden, um Queries unzerstörbar zu machen.

Datenschutz: Was in KI-Werkzeuge darf

Wenn du Excel mit KI nutzt, gilt beim Datenschutz eine einfache Grundregel:

Für Copilot mit Geschäftskonto schreibt Microsoft, dass Eingaben, Antworten und Daten aus Microsoft Graph nicht zum Training der Basismodelle verwendet werden und dass Copilot für Kunden in der EU innerhalb der EU-Datengrenze arbeitet. Ausgenommen davon sind derzeit Modelle von Anthropic. Bei privaten Konten von Chat-Werkzeugen hängt es von Anbieter, Tarif und Einstellungen ab, was mit deinen Eingaben passiert. Klär deshalb vorher im Unternehmen, welche Werkzeuge für welche Daten freigegeben sind.

Wer KI im Betrieb einsetzt, muss außerdem für die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden sorgen (Art. 4 KI-Verordnung). Eine kurze, gemeinsame Regel, was in die KI darf und was nicht, ist dafür ein guter Anfang.

Welches Werkzeug wofür?

Aufgabe	Mein Tipp
Einmalige Auswertung, schnelles Diagramm, erste PivotTable	Copilot in Excel (wenn lizenziert)
Formel bauen oder eine fremde Formel verstehen	ChatGPT oder Claude, nur mit Spaltennamen und erfundenen Beispielen
Dieselbe Aufbereitung jede Woche oder jeden Monat	Power Query
Daten aus mehreren Dateien oder Systemen zusammenführen	Power Query, bei größeren Datenmengen Power BI
Power-Query-Code lernen und erklären lassen	KI-Chat als Lernhilfe, die Abfrage selbst läuft dann ohne KI

Fazit

KI in Excel spart dir Zeit beim Ausprobieren, beim Formelbau und beim Verstehen fremder Dateien. Für Aufbereitung, die regelmäßig wiederkommt, setze ich trotzdem auf Power Query: einmal sauber gebaut, läuft sie bei jeder Aktualisierung gleich und bleibt nachvollziehbar. Oft passt beides zusammen: KI als Lernhilfe, Power Query als fester Ablauf. Und egal welches Werkzeug: Ergebnisse prüfen und keine personenbezogenen Daten in die KI.

In der Beispieldatei findest du die fiktiven Rohdaten mit typischen Fehlern, drei KI-Formeln mit Gegenprobe, die fertige Power-Query-Abfrage und Beispiel-Aufträge für Copilot und ChatGPT.

Beispieldatei zum Herunterladen

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Quellen (Stand 17.10.2026)

• Microsoft Support: Frequently asked questions about Copilot in Excel
• Microsoft Support: Get started with Copilot in Excel
• Microsoft Support: COPILOT function
• Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
• EUR-Lex: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4