Automatisieren oder nicht? Zwei Tests vor dem ersten Flow

Hallo Daten-Freunde! Ein Flow, der jeden Morgen eine Mail versendet, spart Zeit. Bis er eines Tages still stehen bleibt und niemand es merkt.🤔

Denn jede Automatisierung braucht nach dem Bau Pflege, und die vergisst man gern. Darum mache ich vor jedem Flow zwei Tests. Die 16 Fragen zum Abhaken stehen in der Checkliste „Automatisieren oder nicht“.

Das Wichtigste in Kürze 📝

• Jede Automatisierung braucht Pflege, spätestens bei neuen Anforderungen.
• Fingerspitzengefühl: Braucht die Aufgabe ein Gespür für Ton oder Wirkung? Dann nur schneller machen.
• Mindestens 80 Prozent: Schafft die Automatisierung mindestens 80 Prozent von dem, was du von Hand machst? Dann lohnt sie sich.
• Ohne Besitzer und Fehlermeldung wird ein Flow zum Risiko.

Erst der Prozess

Läuft der Ablauf von Hand stabil, und beherrschst du ihn selbst? Wer nicht erklären kann, was von Hand passiert, kann nicht prüfen, ob der Automat es richtig macht. Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nur schneller schlecht.

Braucht es Fingerspitzengefühl?

Manche Aufgaben brauchen ein Gespür, etwa für den Ton einer Mail oder die Wirkung auf Kundschaft. Die mache ich mit Automatisierung nur schneller, entscheiden muss am Ende ein Mensch. Alles, was sich klar messen lässt, kann ich dagegen automatisieren. Eine Rechnungsnummer vergeben ist so ein Fall, eine Absage auf eine Bewerbung formulieren nicht.

Mindestens 80 Prozent

Schafft die Automatisierung mindestens 80 Prozent von dem, was du von Hand machst? Dann lohnt sie sich schon, den Rest kannst du nachziehen. Die 80 Prozent sind die Untergrenze, kein Ziel. Bei einer Erinnerungsmail reichen sie, bei einer Zahlung müssen es 100 Prozent sein. Leg vorab fest, wo deine Grenze liegt.

Der Betrieb

• Besitzer: eine Person mit Namen.
• Fehlermeldung: per Mail oder Teams, damit es auffällt.
• Prüfschritt: eine Stichprobe pro Woche, je nach Risiko.
• Rückfall: Wer weiß, wie es von Hand geht?
• Dokumentation: Auslöser, Ablauf, Verbindungen, Besitzer. Eine Seite reicht.
• Konto: Läuft der Flow mit deinem persönlichen Konto, ist er weg, wenn du gehst. Wie die Übergabe klappt, steht in der Checkliste für Flows.

Wenn KI mitmacht

Braucht der Schritt wirklich KI? Oft reichen Regeln oder Power Query. Welche Daten gehen in den KI-Schritt? Wer prüft das Ergebnis, bevor es wirkt? Dazu gibt es den KI-Datenschutz-Check.

Fazit

Einfache Pflege schlägt clevere Lösung. Wenn du einen Ablauf bewusst von Hand lässt, ist das oft die bessere Entscheidung.🙂

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