Automatisieren oder nicht? Der Entscheidungs-Check

Jede Automatisierung spart Zeit und erzeugt zugleich eine Pflicht: Jemand muss merken, wenn sie bricht, und sie reparieren. Ich nenne das Betriebsschuld. Diese Liste hilft dir, nur das zu automatisieren, was sich lohnt.

Vorab

Der Prozess

• Läuft der Prozess von Hand stabil?Automatisierung macht einen schlechten Ablauf nur schneller schlecht. Erst vereinfachen, dann automatisieren.
• Beherrschst du den Ablauf selbst?Wer nicht erklären kann, was von Hand passiert, kann nicht prüfen, ob der Automat es richtig macht.
• Kommt der Ablauf oft genug vor?Ein Ablauf, der einmal im Quartal läuft, rechtfertigt selten den Bau und die Pflege.
• Sind Eingaben und Ausgaben eindeutig?Strukturierte Daten, klare Regeln, definierte Ergebnisse. Frei Formuliertes vor die Tür zu schieben, gelingt selten stabil.

Wie gut muss es sein?

Qualität

• Geschmackstest: Braucht die Aufgabe Urteilsvermögen?Ton, Gestaltung, Wirkung auf Kundschaft? Dann beschleunige sie, der Mensch entscheidet. Rein Messbares ist ein Kandidat für Vollautomatik.
• 80/20-Test: Wäre ein Ergebnis mit 80 Prozent Qualität okay?Wenn ja, automatisiere. Wenn nein, lass den Menschen den letzten Schritt tun. Halte vorab fest, was 80 Prozent sein darf.
• Was kostet ein Fehler?Versand an Kundschaft, Zahlungen, Löschen und Berechtigungen sind teuer. Dort gibt ein Mensch frei.

Nachher

Der Betrieb

• Wer ist Besitzer?Eine Person mit Namen, nicht „die IT“. Sie weiß, was der Ablauf tut und wer ihn repariert.
• Wie merkst du, wenn es bricht?Fehlermeldung per Mail oder Teams, ein Protokoll, ein Status. Ein Ablauf, der still stirbt, wird erst entdeckt, wenn jemand fehlende Ergebnisse vermisst.
• Gibt es einen Prüfschritt?Stichprobe pro Woche, Abgleich der Zahlen, jemand schaut kurz drauf. Je nach Risiko.
• Was passiert, wenn der Ablauf ausfällt?Gibt es den Handgriff als Rückfall, und weiß jemand, wie er geht?
• Ist es dokumentiert?Auslöser, Ablauf, Verbindungen, Besitzer, Fehlerweg. Eine Seite reicht, aber sie muss existieren.
• Hast du Konten, Verbindungen und Lizenzen im Blick?Läuft der Ablauf mit deinem persönlichen Konto, ist er weg, wenn du gehst. Siehe die Übergabe-Checkliste für Flows.

Zusatzfragen

Wenn KI mitmacht

• Braucht der Schritt wirklich KI?Oft reichen Regeln, eine Formel oder Power Query. Sie sind billiger, schneller und nachvollziehbar.
• Welche Daten gehen in den KI-Schritt?Siehe KI-Datenschutz-Check. Ein externer KI-Aufruf verlässt deine Umgebung.
• Wer prüft das KI-Ergebnis, bevor es wirkt?Gerade bei Texten und Zahlen. Siehe KI-Ergebnisse prüfen.

Quellen und Stand

Stand: 21. Oktober 2026. Die Liste ist ein Hilfsmittel, keine Garantie. Ob ein Punkt für dich passt, entscheidest du. Für die Haftung gelten meine AGB, Punkt 14.

• Eigene Praxis aus Kundenprojekten, Stand Oktober 2026.