Flows übergeben: Checkliste nach Besitzerwechsel

Ich habe Flows und einen Dataflow auf ein technisches Konto übertragen. Danach brachen vier Dinge nacheinander. Sie haben dieselbe Wurzel: Verbindungen, die an der alten Person hängen. Diese Liste fasst zusammen, was ich seitdem vor und nach jeder Übergabe prüfe.

Vorbereiten

Vor der Übergabe

• Liste alle Flows, Dataflows und Verbindungen auf.Pro Flow: Auslöser, Verbindungen, Ziel, Besitzer.
• Lege fest, unter welchem Konto die Flows künftig laufen.Ein technisches Konto mit passender Lizenz ist besser als ein persönliches Konto, das eines Tages geht.
• Prüfe Lizenz, Sicherheitsrolle und Anmeldung des Zielkontos.Rechte auf Zieltabellen, Rolle in der Umgebung, Zugriffsmodus, Conditional Access und Mehrfaktor-Anmeldung. Lizenzfragen vorher aktuell bei Microsoft prüfen.
• Dokumentiere den Ist-Stand.Screenshots oder Export, damit du nach der Übergabe vergleichen kannst.

Nach der Übergabe

Vier Fehler aus meinem Praxisfall

Verbindung ändern ist nur die halbe Arbeit. Danach speichern beziehungsweise veröffentlichen und in jeder Aktion prüfen, ob die Verbindung wirklich greift.

• Dataflow meldet „nicht zur Aktualisierung autorisiert“.Ursache: Die Verbindungen wurden gesetzt, der Dataflow aber nicht neu veröffentlicht. Lösung: Als neuer Besitzer Verbindungen setzen und veröffentlichen.
• Aktion schlägt mit „Forbidden“ und „missing connection ACL“ fehl.Ursache in meinem Fall (eine Word-Aktion): Die Aktion hing intern noch an der alten Verbindung, obwohl die Anzeige den neuen User zeigte. Lösung: Die betroffene Aktion löschen und neu einfügen, Felder neu setzen, speichern. Ob das ein Produktfehler ist, habe ich nicht belegt.
• Eine Genehmigung geht an die falsche Person oder wartet endlos.Ursache: Der Genehmiger wurde über den Besitzer des Flows bestimmt, die klickende Person blieb unbeachtet. Lösung: Auslösende Person aus dem Trigger bestimmen (siehe unten).
• „Senden als“ wird verweigert.Ursache: Dem technischen Konto fehlt die Berechtigung am Absender-Postfach. Lösung: Berechtigung im Exchange durch die Administration setzen lassen.

Fehlersuche

Prüfreihenfolge bei Berechtigungsfehlern

• Wer löst aus: von Hand, per Zeitplan oder durch einen anderen Flow, und unter wessen Verbindung?
• Sind die Verbindungen im Flow oder Dataflow gesetzt und gespeichert beziehungsweise veröffentlicht?
• Vergleiche die Verbindungs-ID aus der Fehlermeldung mit der aktuellen Verbindung des technischen Kontos.Weicht sie ab, hängt noch etwas an der alten Verbindung.
• Prüfe Sicherheitsrolle des Kontos, Rechte auf den Zieltabellen und den Zugriffsmodus.
• Prüfe Lizenz sowie Conditional Access und Mehrfaktor-Anmeldung des Kontos.

Dataverse-Trigger

Auslösende Person bei „Bei einer ausgeführten Aktion“

Bei diesem Trigger zeigt der Run-As-Wert auf den Flow-Besitzer, nicht auf die Person, die geklickt hat. Der Header der Auslösung enthält eine Objekt-ID der klickenden Person (in meinen Tests bestätigt, von Microsoft aber nicht dokumentiert).

• Lies die Entra-Objekt-ID aus dem Header des Triggers.Sie ist keine Dataverse-ID.
• Hole die Person über „Zeilen auflisten“ auf der Tabelle Users.Filter auf die Objekt-ID, höchstens eine Zeile, danach die E-Mail-Adresse als Genehmiger verwenden.
• Teste mit zwei Nutzern.Weil das Verhalten undokumentiert ist, teste nach Änderungen an Plattform oder Trigger erneut.
• Plan B: Gib den Flow einen Eingabeparameter mit der E-Mail der Person.Die App füllt ihn aus der eigenen Anmeldung.

Absender

Mail im Namen eines gemeinsamen Postfachs

• Sauber: „Senden als“ am Postfach durch die Exchange-Administration setzen lassen.Mit Kopie in gesendete Elemente. Bis die Einstellung wirkt, können bis zu etwa 60 Minuten vergehen.
• Ohne Administration: das gemeinsame Postfach in Bcc setzen und Antworten per Reply-To dorthin lenken.Die Mail liegt dann im Posteingang, nicht bei „Gesendet“, und der Absender bleibt das technische Konto.
• Lege zusätzlich eine Kopie in SharePoint ab.Dann ist der Versand auch ohne Postfach nachvollziehbar.

Quellen und Stand

Stand: 21. Oktober 2026. Die Liste ist ein Hilfsmittel, keine Garantie. Ob ein Punkt für dich passt, entscheidest du. Für die Haftung gelten meine AGB, Punkt 14.

• Praxisfall in einer Kundenumgebung (Oktober 2026), mit Belegen aus Fehlermeldungen und Trigger-Ausgaben. Anonymisiert.