KI im Arbeitsalltag: 8 Regeln, die bei mir tragen

Hallo Daten-Freunde! Du nutzt KI schon, aber manchmal kommt etwas heraus, das nur auf den ersten Blick stimmt?🤔

Ich baue Berichte und kleine Werkzeuge mit KI und habe dabei vieles ausprobiert und wieder verworfen. Acht Regeln sind geblieben. Den ganzen Leitfaden mit 52 Punkten gibt es zum Abhaken im KI-Leitfaden.

Das Wichtigste in Kürze 📝

• Eine Aufgabe, ein Chat. Bei langem Verlauf vergisst die KI Details vom Anfang.
• Grund, Ziel, Beispiel und Fertig-Kriterium gehören in jeden Auftrag.
• Das Prüfmittel legst du fest, bevor die KI baut.
• Zahlen, Lizenzen und Preise prüfst du in der Quelle.
• Echte Kundendaten gehören nicht in den Chat. Die Struktur reicht oft.

1. Starte mit einer Aufgabe, die du selbst gut kannst

Dann siehst du sofort, ob das Ergebnis stimmt. Bei Aufgaben, die du nicht beurteilen kannst, übernimmst du Fehler ungeprüft.

2. Nenne den Grund und das Ziel

„Schreib eine Formel“ ist ein Auftrag ohne Warum. „Ich brauche den Umsatz je Region für den Monatsbericht der Geschäftsführung“ Damit weiß die KI, worauf es ankommt.

3. Zeige ein Beispiel

Eine Vorlage oder ein alter Text steuert Format und Ton zuverlässiger als drei Absätze Beschreibung. Bei nur einem Beispiel kopiert die KI es oft eins zu eins. Zwei oder drei sind besser.

4. Sag, wann es fertig ist

Und was nicht dazugehört. Ohne Abgrenzung baut die KI gern Extras dazu. So sieht ein Auftrag aus, der alle vier Teile enthält:

Projekt: Monatsbericht Vertrieb, für die Geschäftsführung
Ziel: Umsatz je Region auf einen Blick
Aufgabe: DAX-Maß, das den Umsatz je Region summiert
Referenz: Spalten Region, Datum, Menge, Einzelpreis
Fertig, wenn: Summe je Region gleich der Summe der Quelldatei
Nicht dazu: Diagramme, andere Kennzahlen
Wenn du etwas nicht sicher weißt, sag es.

5. Erlaube Unsicherheit

Mit dem Satz „Wenn du es nicht sicher weißt, sag es“ erfindet die KI bei mir seltener etwas. Das ist meine Erfahrung. Angabe ohne Gewähr. 😉 Bei Fachfragen verlangst du eine Quelle dazu.

6. Eine Aufgabe, ein Chat

Eine KI behält nur begrenzt viel Text gleichzeitig im Blick. Je länger der Chat, desto eher vergisst sie Angaben vom Anfang. Bei einem neuen Thema startest du neu. Nach zwei gescheiterten Korrekturen formulierst du den Auftrag besser, statt weiter zu flicken.

7. Lege das Prüfmittel vorher fest

Das bringt am meisten. Ich lege mir Beispieldaten mit dem erwarteten Ergebnis bereit oder eine Datei zum Vergleichen. Wie das für Formeln, Flows und Berichte aussieht, steht in der Liste zum Prüfen.

8. Prüfe Zahlen, Lizenzen und Preise in der Quelle

Bei Zahlen, Lizenzen und Preisen erfindet die KI am ehesten etwas. Lizenz- und Preisaussagen sehe ich immer in der offiziellen Dokumentation nach und notiere das Datum.

Und die Daten?

Für eine Formel braucht die KI keine echten Zahlen. Tabellenname, Spaltennamen und zwei erfundene Zeilen reichen. Personendaten, Passwörter und vertrauliche Verträge bleiben draußen. Die Details stehen im KI-Datenschutz-Check.

Fazit

Du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Hak ab, was du schon machst, und nimm dir einen Punkt pro Woche vor. Der Leitfaden hat außerdem einen Bonusteil für alle, die mit Projekten, Anweisungsdateien oder Agenten arbeiten.

Die Auftrags-Vorlage und sechs weitere gibt es als Textdatei zum Kopieren:

Sieben Vorlagen herunterladen

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