Dei­ne Augen rol­len. Dein inne­rer Monk zuckt. Du weißt genau, was jetzt kommt: Wie­der und wie­der musst du die glei­chen drei, vier, fünf Klicks machen. Lay­out auf Tabel­len­for­mat ändern, Teil­ergeb­nis­se deak­ti­vie­ren, die blö­de Auto-Anpassung der Spal­ten­brei­te deak­ti­vie­ren, damit sie sich nicht bei jeder Aktua­li­sie­rung wie­der ver­zie­hen. Es ist wie ein ewi­ges Déjà-vu.

Das Schlimms­te? Du bist nicht allein. Die meis­ten Excel-Nutzer, die täg­lich mit Pivot­Ta­bles jon­glie­ren, stol­pern immer wie­der über die­ses Pro­blem. Was wäre, wenn ich dir sage, dass es eine Ein­stel­lung gibt, mit der du all das ein für alle Mal fest­le­gen kannst? Das Zau­ber­wort lau­tet Stan­dard­lay­out!

Was ist das PivotTable Standardlayout?🤔

Stell dir vor, du gehst in dein Lieb­lings­ca­fé und bestellst immer das Glei­che: einen dop­pel­ten Espres­so, lak­to­se­freie Milch, extra heiß, mit einer Pri­se Zimt, kein Zucker. Wenn du jedes Mal alles neu durch­ge­ben müss­test, wür­dest du irgend­wann wahn­sin­nig wer­den. Wie viel coo­ler wäre es, wenn der Baris­ta beim Blick auf dein Gesicht schon wüss­te: “Ah, hal­lo Stamm­kun­de! Du willst bestimmt den übli­chen Doppelten!”?

Genau das ist das Pivot­Ta­ble Stan­dard­lay­out in Excel! Es ist dei­ne per­sön­li­che “Stan­dard­be­stel­lung” für jede neue Pivot­Ta­ble, die du in Zukunft erstellst. Anstatt jede Pivot­Ta­ble von Grund auf neu zu kon­fi­gu­rie­ren – also Lay­out, Teil­ergeb­nis­se, Zei­len­um­brü­che, Spal­ten­brei­ten usw. – defi­nierst du ein­ma­lig, wie dei­ne idea­le Pivot­Ta­ble aus­se­hen soll. Und von die­sem Moment an wer­den alle neu­en Pivot­Ta­bles die­se Ein­stel­lun­gen auto­ma­tisch übernehmen.

So findest und konfigurierst du das Standardlayout⚙️

Wo finde ich diese Option?

1. Menü für Stan­dard­lay­out öff­nen
   Öff­ne Excel, kli­cke in der Menü­leis­te oben links den Punkt Datei. Unten links fin­dest du Optio­nen. Wäh­le nun die Kate­go­rie Daten, ganz oben fin­dest du die Opti­on Ände­run­gen am Stan­dard­lay­out von Pivot­Ta­bles vor­neh­men. Kli­cke auf den But­ton Stan­dard­lay­out bearbeiten

2. Stan­dard­lay­out bear­bei­ten
   Zuerst fin­dest du den Lay­out­im­port. Hast du bereits ein Traum-PivotTable erstellt, kannst du hier eine belie­bi­ge Zel­le die­ser aus­wäh­len und des­sen Ein­stel­lun­gen impor­tie­ren. Danach fin­dest du Optio­nen für Teil- & Gesamt­ergeb­nis­se, Lay­out & Beschrif­tun­gen sowie das Ver­hal­ten für Leerzeilen.

3. PivotTable-Optionen
   Eben­so fin­dest du den But­ton PivotTable-Optionen. Hier fin­dest du vie­le wei­te­re Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten wie die Auto-Anpassung der Spal­ten­brei­te nach Aktualisierung.

Die wichtigsten Einstellungen & meine Empfehlung 👍🏻

• Berichts­lay­out
  Das ist der oft ner­vigs­te Punkt, den man immer wie­der manu­ell ändern muss. Hier legst du fest, wie dei­ne Zei­len­ele­men­te im Pivot­Ta­ble dar­ge­stellt wer­den.
  • Kurz­for­mat
    Das ist die Stan­dard­ein­stel­lung. Alle Zei­len­fel­der wer­den in einer ein­zi­gen Spal­te ange­zeigt, mit Ein­zü­gen, um die Hier­ar­chie dar­zu­stel­len. Für klei­ne, ein­fa­che Pivot­Ta­ble mag das noch gehen, aber wehe, du willst die Daten kopie­ren oder wei­ter­ver­ar­bei­ten! Dann hast du das Schla­mas­sel, dass alle Fel­der in einer Spal­te kle­ben. Kurz gesagt: Oft unbrauch­bar für dei­ne Analysen.
  • Glie­de­rungs­for­mat
    Hier wird jedes Zei­len­feld in einer eige­nen Spal­te ange­zeigt, was schon mal viel bes­ser ist. Aller­dings wer­den Zwi­schen­sum­men ober­halb der ein­zel­nen Grup­pen ange­zeigt, und es kön­nen unnö­ti­ge Leer­zei­len ent­ste­hen. Eine Ver­bes­se­rung, aber noch nicht das Optimum.
  • Tabel­len­for­mat (Emp­feh­lung!)
    Bei der Tabel­len­form wird jedes Zei­len­feld in einer sepa­ra­ten Spal­te ange­zeigt, und die Zwi­schen­sum­men erschei­nen unter­halb der Grup­pen. Das ist das Lay­out, das am ehes­ten einer “nor­ma­len” Excel­ta­bel­le ähnelt und sich her­vor­ra­gend zum Kopie­ren, Fil­tern und Wei­ter­ver­ar­bei­ten der Daten eig­net. Das spart dir unzäh­li­ge Klicks und Aufräumarbeiten.

• Teil­ergeb­nis­se
  Stan­dard­mä­ßig zeigt Excel Teil­ergeb­nis­se für jede Feld­grup­pe an. Das kann bei kom­ple­xen Pivot­Ta­bles schnell über­la­den wir­ken oder dich in dei­nem Work­flow stö­ren, wenn du nur die Details brauchst. Du kannst wäh­len, ob Teil­ergeb­nis­se “Am obe­ren Rand der Grup­pe” oder “Am unte­ren Rand der Grup­pe” ange­zeigt wer­den sollen.
  Emp­feh­lung: Wenn du Teil­ergeb­nis­se nicht stan­dard­mä­ßig benö­tigst, deak­ti­vie­re sie hier ein­fach kom­plett! Das macht dein Pivot­Ta­ble von Anfang an schlan­ker und über­sicht­li­cher. Den­ke dar­an: Du kannst sie jeder­zeit für ein­zel­ne Fel­der manu­ell wie­der aktivieren.
• Gesamt­ergeb­nis­se
  Wie Teil­ergeb­nis­se wer­den Gesamt­ergeb­nis­se eben­so stan­dard­mä­ßig angezeigt.
  Mein Tipp: Über­le­ge, wie du dei­ne Pivot­Ta­bles meis­tens nutzt. Als Quel­le für Daten (z. B. zur Grup­pie­rung) sind Gesamt- & Teil­ergeb­nis stö­rend, für Ana­ly­sen unerlässlich.
• Lee­re Zei­len nach jedem Element
  Die­se Opti­on fügt eine lee­re Zei­le nach jeder Grup­pe von Zei­len­fel­dern ein.
  Vor­teil: Ver­bes­ser­te Les­bar­keit, da die Grup­pen visu­ell getrennt sind.
  Nach­teil: Wenn du die Daten spä­ter zum Bei­spiel mit Power Query oder Power BI wei­ter­ver­ar­bei­ten willst, sind die­se Leer­zei­len ech­te Stö­ren­frie­de und müs­sen wie­der ent­fernt werden.
  Mein Rat: Wie bei Teil- & Gesamt­ergeb­nis kommt es auf den Zweck an. Zur Daten­ver­ar­bei­tung unbe­dingt aus­schal­ten, zur Visua­li­sie­rung ger­ne ver­wen­den. Ich per­sön­lich nut­ze die­ses Fea­ture nie.

• Beim Aktua­li­sie­ren Spal­ten­brei­ten auto­ma­tisch anpas­sen
  ACHTUNG! Wich­tig! Stan­dard­mä­ßig ist die­se Opti­on akti­viert. Das bedeu­tet, dass Excel jedes Mal, wenn du die Pivot­Ta­ble aktua­li­sierst (z.B. neue Daten hin­zu­fügst, Fil­ter änderst), die Spal­ten­brei­ten anpasst. Das ist der Grund, war­um dei­ne per­fekt for­ma­tier­ten Spal­ten plötz­lich wie­der schrump­fen oder sich aus­deh­nen. Super ner­vig! Die­se Opti­on fin­dest du unter den PivotTable-Optionen. Rechts­klick auf eine Pivot -> PivotTable-Optionen (Lay­out & For­mat ganz unten).
  Mein drin­gen­der Appell: Deak­ti­vie­re die­se Opti­on SOFORT! Die­se Ein­stel­lung ist viel­leicht die­je­ni­ge, die dir am meis­ten Frust erspart.
• Ele­men­te ohne Daten anzei­gen
  Die­se Opti­on ist meis­tens weni­ger kri­tisch für das Stan­dard­lay­out, aber gut zu wis­sen, dass es sie gibt. Wenn du die­se Opti­on akti­vierst, zeigt die Pivot­Ta­ble auch Ele­men­te an, für die kei­ne Daten vor­han­den sind. Zum Bei­spiel, wenn du eine Lis­te von Pro­duk­ten hast, aber in einem bestimm­ten Monat für ein Pro­dukt kei­ne Ver­käu­fe gab. Stan­dard­mä­ßig fehlt dir die­ser Monat in der Pivot.
  Emp­feh­lung: Ich habe die Opti­on akti­viert, für das Stan­dard­lay­out kannst du es bei der Stan­dard­ein­stel­lung belas­sen. Bei Bedarf kannst du es für ein­zel­ne Pivot­Ta­bles anpas­sen. Behal­te es aber im Hinterkopf!
• Anzahl der Ele­men­te bei­be­hal­ten, sobald jedes Mal gefil­tert wird
  Das ist eine wich­ti­ge Opti­on für die Daten­hy­gie­ne in dei­nen Filter-Dropdown-Listen. Wenn du Daten in dei­ner Quel­le hast, die du nicht mehr ver­wen­dest (z.B. ein Pro­dukt, das nicht mehr ver­kauft wird), aber es war mal in der Pivot­Ta­ble drin, dann bleibt es stan­dard­mä­ßig trotz­dem in der Fil­ter­lis­te. Das kann die Fil­ter­lis­ten sehr lang und unüber­sicht­lich machen. Du fin­dest die Opti­on in den PivotTable-Optionen im Rei­ter Daten.
  Mei­ne Mei­nung: Wäh­le hier Kei­ne. Dadurch wer­den nicht mehr benö­tig­te Ele­men­te aus den Filter-Dropdowns ent­fernt, sobald du die Pivot­Ta­ble aktua­li­sierst. Das hält dei­ne Fil­ter­lis­ten sau­ber und aufgeräumt.
• Quell­da­ten mit Datei spei­chern
  Die­se Opti­on ist etwas situa­ti­ons­ab­hän­gig, stan­dard­mä­ßig ist sie akti­viert. Deak­ti­vierst du sie, “leert” sich die Pivot nach Schlie­ßen der Datei. Die Ein­stel­lung fin­dest du eben­so im Rei­ter Daten.
  Vor­teil: Die Datei­grö­ße kann erheb­lich sin­ken
  Nach­teil: Es kann ver­mehrt vor­kom­men, dass du eine Feh­ler­mel­dung erhältst und die Pivot öfters manu­ell aktua­li­sie­ren musst.
  Emp­feh­lung: Hast du eine gro­ße Pivot­Ta­ble mit vie­len Daten, kannst du die­se Opti­on ger­ne deak­ti­vie­ren. Im Nor­mal­fall wür­de ich sie aktiv las­sen, das erhöht den Kom­fort beim Arbeiten.

Fazit: Ein paar Klicks sparen viele Nerven👍🏻

Das Pivot­Ta­ble Stan­dard­lay­out ist ein Para­de­bei­spiel dafür, wie eine schein­bar unschein­ba­re Funk­ti­on dein täg­li­ches Arbei­ten in Excel grund­le­gend ver­bes­sern kann. Es ist nicht spek­ta­ku­lär, es erzeugt kei­ne bun­ten Dia­gram­me, aber es legt den Grund­stein für eine effi­zi­en­te, frust­freie und kon­sis­ten­te Daten­ana­ly­se.

Schluss mit dem ewi­gen Manö­ver des Neu­for­ma­tie­rens. Schluss mit dem ärger­li­chen Ver­schie­ben von Spal­ten­brei­ten. Schluss mit dem Gefühl, immer wie­der die glei­chen, stump­fen Auf­ga­ben erle­di­gen zu müssen.

Dein Ruf zur Tat ist klar: Öff­ne jetzt Excel, fol­ge den Schrit­ten und kon­fi­gu­rie­re dein Wunsch-PivotTable!