Lösung übergeben und dokumentieren

Apps, Flows und Berichte laufen oft jahrelang. Wer sie später pflegt, ist selten die Person, die sie gebaut hat. Die Liste fasst zusammen, was ich bei einer Übergabe dokumentiere und prüfe. Sie gilt für Power Apps, Power Automate, Dataverse und Power BI.

Dokumentation

Überblick

• Beschreibe den Zweck in drei Sätzen.Wofür gibt es die Lösung, wer nutzt sie, was ändert sich ohne sie?
• Nenne eine verantwortliche Person und eine Vertretung.Mit Namen und Rolle, nicht „die IT“. Wer entscheidet bei Änderungswünschen?
• Liste alle Bestandteile auf.Apps, Flows, Tabellen, Berichte, Verbindungen, Umgebung und Lösungsname, jeweils mit Ort.
• Halte fest, welche Konten und Lizenzen die Lösung braucht.Läuft etwas unter einem persönlichen Konto, planst du den Wechsel auf ein technisches Konto. Lizenzfragen prüfst du vorher bei Microsoft.

Dokumentation

Datenmodell

• Beschreibe Tabellen, Spalten und Beziehungen.Ein einfaches Schaubild reicht. Pflichtfelder und Auswahllisten stehen mit dabei.
• Prüfe die Namen gegen eine feste Konvention.Einheitliche Namen sparen später die Suche. Der Naming Checker hilft dabei.
• Notiere Datenquellen und Aktualisierung.Woher kommen die Daten, wie oft, über welche Verbindung?
• Dokumentiere Rollen und Sichtbarkeit.Wer darf was sehen, ändern, löschen? Teste es mit einem Testnutzer ohne Admin-Rechte.

Dokumentation

Apps und Flows

• Beschreibe jeden Flow in einem Satz plus Auslöser.Auslöser, Hauptschritte, Ziel. Ein Screenshot der Übersicht genügt.
• Halte den Fehlerweg fest.Wer bekommt eine Meldung, wenn der Flow scheitert? Wo steht das Protokoll?
• Beschreibe die wichtigsten Bildschirme der App.Wofür dient welcher Bildschirm, welche Regeln stecken in Formeln?
• Markiere bekannte Einschränkungen.Delegationsgrenzen, Datenmengen, bekannte Schwächen. Das erspart später Fehlersuche.

Dokumentation

Pflege und Betrieb

• Schreibe „Was tun, wenn …“ für die drei häufigsten Fälle.Zum Beispiel neue Person anlegen, Flow ist fehlgeschlagen, Spalte ergänzen.
• Führe auf, was getestet wurde und womit.Und was ungeprüft ist. Fehlt eine Angabe, schreib „ungeprüft“ statt zu raten.
• Sichere die Lösung.Exportiere sie als Lösung, notiere Stand und Ablageort. Lege fest, wer sie wiederherstellen kann.
• Lege offene Punkte und Wünsche in eine Liste.Mit Datum und Verantwortlichen.

Termin

Übergabe

• Führe die Lösung der verantwortlichen Person einmal vor.Mit Beispieldaten, nicht mit Echtdaten. Lass sie selbst klicken.
• Prüfe Verbindungen und Berechtigungen im Zielkonto.Nach einem Wechsel hängen Aktionen oft noch an alten Verbindungen. Siehe Flow-Übergabe.
• Kläre, was das Team selbst kann und wofür Hilfe nötig ist.Ehrlich bleiben: Für größere Änderungen braucht es meist weiter Fachwissen.
• Vereinbare einen Termin nach vier Wochen.Dann zeigen sich die Fragen aus dem Alltag.

Quellen und Stand

Stand: 21. Oktober 2026. Die Liste ist ein Hilfsmittel, keine Garantie. Ob ein Punkt für dich passt, entscheidest du. Für die Haftung gelten meine AGB, Punkt 14.

• Eigene Praxis aus Power-Platform-Projekten und mein Standard für Lösungsdokumentation, Stand Oktober 2026.