Erstgespräch vorbereiten

Das Erstgespräch ist kostenlos, und je besser du vorbereitet bist, desto mehr nimmst du mit. Du brauchst keine fertigen Antworten. Ein paar Notizen zu den Punkten unten genügen.

Vorbereiten

Ziel und Anlass

• Beschreibe in zwei Sätzen, was sich ändern soll.Zum Beispiel: „Der Monatsbericht dauert zwei Tage und niemand traut den Zahlen.“
• Nenne, woran du Erfolg erkennst.Zeit, Fehlerquote, Aktualität, einheitliche Zahlen. Eine grobe Zahl hilft.
• Schreibe auf, warum jetzt.Ein Anlass wie Personalwechsel, Wachstum oder Fehler macht die Dringlichkeit klar.

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Der Ablauf heute

• Beschreibe, wie die Aufgabe heute gemacht wird.Wer, womit, wie oft, in welchen Schritten? Stichpunkte reichen.
• Prüfe, ob der Ablauf von Hand sauber läuft.Ist er stabil und nicht gerade im Umbau? Automatisieren lohnt erst, wenn der Ablauf klar ist.
• Sammle Beispiele für Probleme.Zwei, drei konkrete Fälle sind besser als eine lange Beschreibung.
• Halte fest, was heute gut funktioniert.Das bleibt erhalten und gibt Orientierung.

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Daten und Systeme

• Liste die Datenquellen auf.Excel-Dateien, Programme, Exporte, Postfächer. Wo liegen sie, wer pflegt sie?
• Bring ein Beispiel mit, das keine echten Personen- oder Kundendaten enthält.Eine anonymisierte Datei oder eine Struktur mit erfundenen Zeilen. Echte Daten besprechen wir erst nach Absprache.
• Notiere, welche Microsoft-Lizenzen ihr habt.Wenn du es nicht weißt, frag kurz bei eurer Administration. Wir klären Lizenzfragen danach anhand der aktuellen Microsoft-Angaben.
• Kläre, ob es Vorgaben zu Datenschutz oder Ablage gibt.Interne Regeln, Verträge mit Kundschaft, Aufbewahrung.

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Beteiligte

• Nenne, wer die Lösung nutzt und wer sie später pflegt.Ohne Verantwortliche nach Projektende wird jede Lösung zum Problem.
• Kläre, wer entscheidet.Budget, Termin, Freigabe. Am besten sind sie im Gespräch dabei oder zumindest informiert.
• Überlege, wie viel Zeit das Team für das Projekt hat.Rückfragen, Tests und Einweisung brauchen Zeit auf eurer Seite.

Termin

Im Gespräch

• Halte deine drei wichtigsten Fragen bereit.Zum Beispiel zu Vorgehen, Dauer und Betrieb nach der Übergabe.
• Rechne mit Rückfragen zu Beispielen.Ich lasse mir die Datei oder den Bericht gern zeigen.
• Vereinbare am Ende den nächsten Schritt.Angebot, Workshop, Beobachtungstermin oder Entscheidung gegen das Projekt. Alles ist ein gutes Ergebnis.

Quellen und Stand

Stand: 21. Oktober 2026. Die Liste ist ein Hilfsmittel, keine Garantie. Ob ein Punkt für dich passt, entscheidest du. Für die Haftung gelten meine AGB, Punkt 14.

• Mein Fragenkatalog für Kennlerngespräche, Stand Oktober 2026.